المراسلات الكتابيه

 

يتمثل العمل الكتابي في المنظمات المختلفة في عدد من المراسلات التي يتم تبادلها ونقلها من مكان لآخر، ومن شخص لآخر، داخل وخارج المنظمة.

ويقصد بالمراسلات

مجموعة وسائل الاتصال المكتوبة التي تتناول موضوعات ذات اهتمام متبادل بين إدارات المنظمة، أو بين المنظمة والأفراد والهيئات الخارجية.

أنواع المراسلات

المراسلات التي يتم تبادلها في النشاط التجاري أو في المؤسسات الحكومية تتخذ أشكالاً عدة منها :

1 - الرسائل الخارجية :

وهي المراسلات التي تتبادلها المنظمة مع المنظمات الأخرى ، سواء كانت محلية أو خارجية أو مع أفراد المجتمع .

وتهتم المنظمة بشكل ومظهر هذه الرسائل لأنها تعطي الانطباع الأول للقارئ عن المنظمة، ولذلك يجب أن تحتوي على عدة عناصر هامة مثل: البسملة ــ اسم المنظمة ــ التاريخ ــ رقم الرسالة ــ موضوع الرسالة – المرفقات ــ المرسل إليه ــ جسم الرسالة ــ التوقيع ــ عنوان المنظمة
مثل: صندوق البريد و أرقام الهواتف والفاكس والبريد الإلكتروني والموقع على الإنترنت.

2 - المذكرات الداخلية :

وتستخدم في تبادل المعلومات بين إدارات وأقسام المنظمة فيما بينها.

وعادة ما يكتفى بذكر اسم أو وظيفة المرسل إليه والمرسل ، وموضوع الرسالة وذلك بكتابة :

بسم الله الرحمن الرحيم

(مذكرة داخلية)

التاريخ : ........................................

الـرقــــــــــم : ........................................

إلى : .....................................................................................................................

من : .....................................................................................................................

بشأن : ..................................................................................................................

ويراعى عند كتابة المذكرة الإيجاز والإقلال من عبارات المجاملة.

3 - البطاقة البريدية :

وهي عبارة عن بطاقة من الورق المقوى، تنقسم إلى قسمين ، الأيمن منها يخص المرسل، و الأيسر يخص المرسل إليه.

وتستخدم البطاقة البريدية في كتابة الرسائل القصيرة وفي الأغراض التي لا يخشى على سريتها.

الاتصال الكتابي

الاتصال الكتابي المراسلات

الاتصال الكتابي

يقوم العمل المكتبي في معظم المنظمات العامة والخاصة على الاتصال الكتابي، ويعد العمل الكتابي أحد أهم الأنشطة التي تساعد المنظمة للوصول لأهدافها من خلال عدد من الأعمال التي يتم ممارستها في المنظمات يومياً.

أهمية العمل الكتابي

تعمد كثير من المنظمات إلى توثيق العمل الذي تقوم به كتابياً، على الرغم من الوقت والجهد والمال الذي تبذله في إنجاز هذا العمل، وذلك لعدد من الأسباب أهمها:

1- حماية حقوق المنظمة، وحماية حقوق الغير، حيث تستعمل الوثائق المكتوبة لإثبات الحقوق .

مثال : تعد فواتير البيع والشراء مستند إثبات يرجع إليه عند الرغبة في تبديل السلعة أو إرجاعها.

2- يساعد العمل الكتابي والمتمثل في الخطابات ورسائل التهنئة والدعوات في تنمية التواصل بين المنظمة والجمهور الخارجي، ويعطي صورة طيبة عن المنظمة .

3 - يساعد الاتصال الكتابي على عرض الأفكار وشرحها بصورة أوفى من الاقتصار على الاتصال الشفهي، حيث يمكننا في الاتصال الكتابي تضمين الجداول والرسومات البيانية والصور، مما يساعد على إيضاح الأفكار وسهولة فهمها.

قد تُفهم الفكرة المعروضة من خلال جدول، أو صورة، أو رسم بياني، بشكل أسهل من أن يقوم شخص بشرحه تلك الفكرة شفهياً. هل تفضل للاستدلال على مكان تريد الذهاب إليه أن يقوم شخص بوصف المكان شفهياً ، أوأن تكون معك خريطة تبيّن

موقع ذلك المكان ؟

بعض الاعتبارات الواجب مراعاتها عند القيام بالأعمال الكتابية

1 - مراعاة اكتمال أجزاء الرسالة :

وأجزاء الرسالة : البسملة ـ الجهة المرسلة ـ الرقم ـ التاريخ ـ المرفقات ـ الموضوع ـ المرسل إليه وعنوانه ـ تحية الافتتاح ـ جسم الرسالة ـ تحية ختامية ـ التوقيع ـ النسخ الإضافية

2 - مهارة استخدام علامات الترقيم :

حيث أن لعلامات الترقيم دلالات تسهل على القارئ فهم الرسالة المكتوبة.

3 - مهارة تنسيق النواحي الشكلية للرسالة المكتوبة :

تعطي الرسالة المخرجة إخراجاً جيداً انطباعاً طيباً عن المرسل، كما تساعد على وضوح الرسالة للقارئ، وتختلف طريقة التنسيق من شخص لآخر حسب حس الكاتب وذوقه في اختيار عدد من المعايير، وكذلك مدى حرص المنظمة على هذه النواحي ، والتي منها :

نوع ولون وحجم الورق المستخدم في طباعة الرسالة ومغلفها .

تنسيق الكتابة من حيث : أنواع الخطوط المستخدمة ـ حجم الخط ـ لون الخط ـ الحدود والإطارات ـ ...إلخ